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univiva Redaktion
5 min Lesezeit

So finden Sie die richtige Praxissoftware – Ihre internen Prozesse geben Aufschluss

„Die Praxissoftware ist das Herzstück einer jeden Arztpraxis.“ Auf der Suche nach dem richtigen Tool ist Ihnen dieser Satz wahrscheinlich schon häufiger begegnet. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung, neuer e-Health-Gesetze und der bevorstehenden Implementierung einer vollumfänglichen Telematikinfrastruktur (TI) müssen sich Praxen heute mehr denn je mit ihrer Praxissoftware auseinandersetzen. Welche aber ist die „richtige“ Software für Ihre Praxis? Wir möchten Ihnen hier einige Tipps geben, die Ihnen helfen, die für sich passende Praxissoftware zu finden. Eins schon einmal vorweg: Eine Orientierung an Ihren internen Praxisprozessen ist ein hilfreiches Vorgehen!

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre individuellen Praxisgegebenheiten

In den vergangenen Jahren ist die Anzahl an Anbietern und digitaler Anwendungen für Arztpraxen stark gestiegen. Mit der Konsequenz, dass der Markt für Praxisinhaber und solcher, die es noch werden möchten, intransparent und unüberschaubar wurde.

Bevor Sie beginnen sich durch den Praxissoftware-Dschungel zu kämpfen, ist ein erster hilfreicher Schritt, Kolleginnen und Kollegen nach Rat zu fragen und Erfahrungen auszutauschen. Beachten Sie aber unbedingt, dass die Software, die zu Ihrem Kollegen passt, nicht auch zwangsläufig die richtige Praxissoftware für Ihre Praxis ist. Um aus dem Vergleich mit Kollegen die richtigen Schlüsse zu ziehen, sollten Sie folgende Fragen im Hinterkopf haben:

  • Wie ist meine Praxisform?
  • Wie viele Behandler und Behandlungszimmern hat die Praxis?
  • Wie groß ist mein Patientenstamm und mein Einzugsgebiet?
  • Welche Leistungen biete ich an?

Wenn Sie diesbezüglich mit Ihrem Kollegen größtenteils übereinstimmen, können Sie sich gewiss hilfreiche Tipps in Bezug auf die Wahl der Praxissoftware einholen. Ist dies nicht der Fall, richten Sie den Blick zunächst einmal auf Ihre internen Praxisprozesse. Diese sind entscheidend für die Wahl der passenden Software.

Welche Prozesse gibt es in meiner Arztpraxis?

Praxisteams fällt es häufig schwer, die internen Praxisprozesse im Detail zu definieren. Eingespielte Routinen werden schnell zur Selbstverständlichkeit und werden kaum noch hinterfragt. Die Erfassung dieser Prozesse ist aber essenziell, wenn es um die Entscheidung der richtigen Praxissoftware geht. Denn letztlich geht es um die Frage, welche Prozesse Sie mithilfe der Praxissoftware künftig digital abbilden und effizienter gestalten möchten. Die Prozessanalyse dient somit als Grundlage, welche Funktionen in Ihrer Praxissoftware integriert sein sollten.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Analyse und Dokumentation und nehmen auch Ihre Mitarbeiter mit an Bord. Die richtige Praxissoftware spart Zeit und Geld. Nicht selten kommt es vor, dass teure Praxissoftwares blind auf Empfehlungen anderer gekauft werden. Die Konsequenz: Für die eigenen Bedürfnisse ist der Funktionsumfang der erworbenen Praxissoftware nicht ausreichend oder häufiger, viel zu groß – Sie bezahlen also unter Umständen für Funktionen, die Sie gar nicht benötigen. Vor jeder Entscheidung sollte also stets die Definition der individuellen Bedürfnisse stehen. Folgende Übersicht soll Ihnen einen ersten Eindruck der zu berücksichtigenden Aspekte geben:

Elektronische Dokumentation

Die Primärfunktionen der Praxissoftware sind in erster Linie die Patientenverwaltung und die Abrechnung. Unter Patientenverwaltung fallen Tätigkeiten wie die Anamnese und die elektronische Dokumentation der Patientenakte. Grundsätzlich gilt, dass alle spezifischen Daten des Patienten digital dokumentiert werden – von Bildern, Befunden, Diagnosen, Therapien über Labordaten hin zu gesetzlichen Dokumentationen. Oftmals wird der Anamnesebogen noch vor der Behandlung von den Patienten manuell ausgefüllt. Zwei Möglichkeiten diesen Prozess zu digitalisieren sind z.B.:

  1. Den Anamnesebogen auf dem Tablet ausfüllen zu lassen und direkt an die Praxissoftware übertragen
  2. Den Anamnesebogen direkt bei einer Online-Terminbuchung übersenden und digital ausfüllen lassen

Andere Arten von Aufklärungsbögen, DSGVO Verordnungen, Behandlungsverträgen, Honorarvereinbarungen oder allgemeinen Patientenbefragungen können ähnlich gehandhabt werden. Einige Anbieter bieten zusätzliche Funktionen wie eine integrierte Arzneimitteldatenbank oder Medikationsplanerstellung an. Auch das Bedrucken von Blankoformularen z.B. Überweisungsscheine, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung o.Ä. gehört zu den möglichen Funktionen einer Praxissoftware.

Kommunikation

Der Austausch mit Patienten und Kollegen gehört zum Praxisalltag und läuft mehr und mehr digital ab. Sei es per Videosprechstunde, Messenger-Dienste oder per E-Mail, für Patienten stehen hier oft die Zeitersparnis durch verringerte Wartezeiten am Telefon sowie die zeitunabhängige Beantwortung von Fragen im Vordergrund. Insbesondere das Thema Videosprechstunde und somit zeitlich flexible und ortsunabhängige Patientenbetreuung hat in den letzten Monaten an Bedeutung gewonnen. Bei dem Austausch von Rezepten, Befunden, Bild-und Videomaterial handelt es sich um streng vertrauliche Daten. Eine Auswahl an Anbietern sicherer Kommunikationsplattformen listet die Deutsche Apotheker- und Ärztebank in ihrer Studie auf. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Praxissoftware darauf, dass diese über passende Schnittstellen zu einem ggf. bereits bestehenden System wie Videosprechstunde oder Messenger-Diensten sowie über weitere für Sie relevante Kommunikationsfunktionen verfügt.

Terminmanagement

Die Arztsuche mit anschließender telefonischer Kontaktaufnahme zur Terminvereinbarung entspricht nicht mehr den Ansprüchen des heutigen Patienten. Studien zeigen, dass Patienten mehr und mehr einfache digitale Prozesse wünschen wie die Möglichkeit einer Online-Terminvereinbarung. Das bedeutet nicht nur für den Patienten mehr Komfort, sondern spart auch dem Praxisteam einiges an manuellem Aufwand. Viele Anbieter bieten bereits entsprechende Lösungen für ein Online-Terminmanagement an. Doctolib, Doctena oder Jameda sind drei Beispiele von etablierten Anbietern. Die Funktion wird ganz einfach auf der Praxishomepage integriert und der Patient kann bequem 24/7 seinen Termin buchen. Die Termine werden automatisch in einen Online-Terminkalender übertragen werden und der Patient erhält vor dem Termin automatische nochmals eine Erinnerung. Dank dieser modernen Tools werden Terminausfälle reduziert und das Praxisteam entlastet. Achten Sie bei der Auswahl der Praxissoftware also auf ein integriertes Terminmanagement oder auf entsprechende Schnittstellen zu einem externen Terminmanagementprogramm.

Personalmanagement

Auch die Prozesse des Personalmanagements können durch verschiedene Tools digital unterstützt werden. Arbeiten Sie in einer Praxis mit mehreren Behandlern und haben Sie ein großes Praxisteam? Dann kann die Einsatzplanung der Mitarbeiter komplex werden. Die digitale Zeiterfassung der Arbeitszeiten, Dienst- sowie Urlaubsplanung können in vielen Praxisverwaltungssystemen dazu gebucht werden oder mit Anwendungen von Drittanbietern kombiniert werden. Nicht nur das Terminmanagement lässt sich digitalisieren. Für eine optimale Auslastung Ihrer Arztpraxis sollten Dienstplan, Raumplanung und Terminplanung aufeinander abgestimmt sein. Auch hierfür bieten einige Praxissoftwares entsprechende Funktionen.

Online-Material Wirtschaft

Spontane ad-hoc-Bestellungen per Telefon, weil schnell noch was besorgt werden muss oder überfüllte Vorratsräume klingen nicht gerade nach einer durchdachten Materialwirtschaft. Mit einem strukturierten Prozess lassen sich allerdings erhebliche Kosten sparen, so dass es sich durchaus lohnt, die Organisation Ihrer Materialwirtschaft einmal auf den Prüfstand zu stellen. Viele Praxissoftwares bieten nützliche Zusatzfunktionen, mit denen sich Materialbestände überwachen lassen. Somit haben Sie Bestände und Verfallsdaten stets im Blick, können automatisch Lager- und Lieferlisten erstellen und ganz einfach Nachbestellungen aufgeben. Achten Sie auch darauf, ob die Praxissoftware die Möglichkeit einer Schnittstelle zu externer Softwarelösungen für die Materialwirtschaft bietet.

Externe Schnittstellen

Um zu vermeiden, dass verschiedene Systeme unabhängig voneinander genutzt werden, sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Praxissoftware unbedingt darauf achten, dass diese über die wichtigsten Schnittstellen verfügt. Folgende Schnittstellen sind besonders zu beachten:

  • KVDT-Schnittstelle (Übermittlung von Abrechnungsfunktionen)
  • LDT-Schnittstelle (Übertragung von Labordaten in das PVS)
  • GDT-Schnittstelle (Koppelung zu medizinischen Geräten wie EKG – oder Ultraschallgeräte)
  • KV-Connect (Sicherer Datenaustausch zwischen Ärzten, Kassenärztlichen Vereinigungen und weiteren medizinischen Institutionen)

Übergreifende Kriterien bei der Entscheidung Ihrer Praxissoftware

Letztlich gibt es einige übergreifende Kriterien, die Sie bei der Wahl Ihrer Praxissoftware berücksichtigen sollten. Jede Praxissoftware ist auf ein bestimmtes Betriebssystem ausgerichtet. Möchten Sie Ihr bestehendes Betriebssystem behalten oder schließen Sie vorab schon ein bestimmtes Betriebssystem aus? Diese Fragen sollten Sie für sich beantworten, um so die Auswahlmöglichkeiten vorab schon einzugrenzen. Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie umfangreich das Supportangebot des Praxissoftware-Anbieters sein sollte. Wie viele Mitarbeiter arbeiten z.B. parallel in dem System und benötigen dementsprechend eine Anwenderschulung? Soll es eine Service-Hotline geben, die Sie jederzeit bei Fragen zu Funktionalitäten, zur Handhabung oder bei Systemausfällen kontaktieren können?

Stellen Sie sich auch die Fragen, ob Sie die Funktionalitäten der Praxissoftware auch mobil nutzen möchten. Dann sollten Sie darauf achten, dass die Praxissoftware mobil kompatibel ist oder ob eine entsprechende App verfügbar ist. Auch wenn die Analyse der eigenen Praxisprozesse und Ihrer Anforderungen zunächst aufwändig erscheint, die Mühe zahlt sich aus Mit einer Anforderungsanalyse ist es wesentlich einfacher, die passende Anwendung zu finden!

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