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Lutz Karrenberg, Steuerberater bei Enxing, Plantenberg, Uphues
5 min Lesezeit

Der Arzt im Fokus der Finanzverwaltung – schadlos durch die Betriebsprüfung

Betriebsprüfungen des Finanzamtes sind für die jeweils betroffenen niedergelassenen Ärzte meistens mit Sorgen und schlaflosen Nächten verbunden. Insbesondere fehlende Erfahrung im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen verstärkt diesen Effekt und führt zu zahlreichen Fragen:

  • Warum prüft das Finanzamt ausgerechnet meine Praxis? Wie erfahre ich von einer anstehenden Betriebsprüfung?
  • Wie habe ich mich im Rahmen der Prüfung zu verhalten? Welche Rechte und Pflichten habe ich?
  • Wie wird die Betriebsprüfung ablaufen? Wie wird der Prüfer vorgehen und worauf wird er besonders achten?
  • Wie kann ich mich im schlimmsten Fall gegen ungerechtfertigte Vorwürfe wehren?

Das Finanzamt kommt zum Hausbesuch

Im Folgenden sollen Ihnen die wichtigsten Fragen rund um die Betriebsprüfung beantwortet werden, um Sie so von unnötigen Ängsten und Sorgen zu befreien. Im Fokus stehen die folgenden Fragen:

Warum prüft das Finanzamt ausgerechnet meine Praxis? Und wie erfahre ich von einer anstehenden Prüfung?

Gründe für eine Prüfung

Eine Betriebsprüfung beginnt im Amt mit der Auswahl der zu prüfenden Praxis. Grundlage für die Auswahl sind die in der Vergangenheit eingereichten Gewinnermittlungen und Steuererklärungen. Aus diesen können sich z.B. auffallende Umsatzschwankungen oder andere klärungsbedürftige Sachverhalte ergeben. Auch vom Branchendurchschnitt abweichende Kostenstrukturen können zu einer Betriebsprüfung führen.

Selbstverständlich erscheinen auch Praxen mit größeren organisatorischen Umstrukturierungen prüfungswürdig. Dazu zählen z.B. der Verkauf einer Praxis oder die Aufnahme bzw. das Ausscheiden einzelner Praxisteilhaber.

Unabhängig von Gewinnermittlungen und Steuererklärungen können auch andere verfügbare Informationsquellen zur Anordnung einer Betriebsprüfung führen. So kann das Finanzamt aus auf der Praxishomepage beworbenen Extraleistungen – z.B. dem Verkauf von Nahrungsergänzungsmitteln – die Schlussfolgerung ziehen, dass umsatzsteuerpflichtige Umsätze vorliegen, und dieser Vermutung weiter nachgehen wollen.

Vergleichbare Informationen kann das Finanzamt auch aus anderen Quellen ziehen, etwa über sonstige Websites, auf denen die Praxishomepage verlinkt ist. Auf etwaige Autoren- oder Dozententätigkeiten des Arztes kann das Finanzamt ebenfalls über das Internet aufmerksam werden.

Weitere Gründe für eine Betriebsprüfung können auch anonyme Anzeigen fremder Dritter oder ganz einfach eine Zufallsauswahl sein.

Die Prüfungsanordnung

Hat das Finanzamt Sie und Ihre Praxis für eine Betriebsprüfung ausgewählt, wird Ihnen dies mittels schriftlicher Prüfungsanordnung bekanntgegeben. Im Idealfall erfolgt die Zustellung der Anordnung infolge einer gültigen Empfangs- und Vertretungsvollmacht direkt an Ihren Steuerberater. Sofern es an einer solchen Vollmacht mangelt, sollten Sie die Anordnung ohne Verzögerung an Ihren Steuerberater weiterleiten, denn eine frühzeitige Vorbereitung ist im Prüfungsfall das A und O.

Gegebenenfalls kann der Steuerberater die Prüfungsanordnung auch mittels Einspruchs angreifen und Ihnen so noch weitere Vorbereitungszeit verschaffen. Denn die Prüfungsanordnung muss formellen Anforderungen genügen, um wirksam zu sein:

  • Ist die Prüfungsanordnung dem zutreffenden Empfänger zugestellt worden? (Bei vorliegender Vollmacht wäre dies z.B. der Steuerberater und nicht der betroffene Arzt.)
  • Hat das tatsächlich zuständige Finanzamt die Prüfungsanordnung erlassen, und ist dieses Finanzamt aus der Anordnung auch klar erkennbar?
  • Sind der Prüfungsanordnung der Name des zuständigen Prüfers sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn zu entnehmen?
  • Welche Steuerarten und welche Besteuerungszeiträume sollen geprüft werden?

Zusammen mit der Prüfungsanordnung werden vermehrt Fragebögen verschickt, in denen u.a. folgende Punkte abgefragt werden:

  • Gibt es einen Internetauftritt?
  • Welches Programm wird für die Rechnungserstellung genutzt?
  • Sind weitere Ärzte beschäftigt bzw. wie viele Arzthelferinnen sind angestellt?
  • Wo werden die Laborleistungen erbracht?
  • Werden IGeL angeboten und wie werden diese abgerechnet?
  • Welche Fortbildungen / Seminare wurden besucht?
  • Welche Berufshaftpflichtversicherung besteht?

Die Prüfungsanordnung hat darüber hinaus noch eine weitere wesentliche Bedeutung, denn zeitgleich mit ihrer Bekanntgabe entfällt die Möglichkeit zur Abgabe strafbefreiender Selbstanzeigen.

Nachdem Sie die Prüfungsanordnung erhalten haben und Ihr Steuerberater Sie hinsichtlich Ihrer Rechte und Pflichten aufgeklärt hat, wird das weitere Vorgehen geplant.

Wie wird die Betriebsprüfung ablaufen? Wie wird der Prüfer vorgehen und worauf wird er besonders achten?

Inaugenscheinnahme „des Patienten“ – die Praxisbesichtigung

Einen ersten Eindruck Ihrer Praxis verschafft sich der Prüfer durch den Abgleich Ihres Internetauftritts mit den vorliegenden Gewinnermittlungen der Prüfungsjahre. Der Prüfer wird es jedoch nicht bei einer „Ferndiagnose“ belassen und sich Ihre Praxis vor Ort genau anschauen wollen.

Bei dieser Praxisbesichtigung wird er sich z.B. die folgenden Fragen beantworten wollen:

  • Werden die in der Praxisbuchhaltung ausgewiesenen Behandlungsleistungen tatsächlich erbracht?
  • Werden in der Praxis Leistungen beworben, die sich in der Praxisbuchhaltung nicht widerspiegeln?
  • Wurde die vor kurzem angeschaffte Einbauküche tatsächlich im Mitarbeitersozialraum eingebaut?
  • Sind die im Inventarverzeichnis aufgeführten Gemälde tatsächlich im Wartebereich der Praxis aufgehängt? Oder hängen dort vielleicht Bilder, die im Inventarverzeichnis nicht auftauchen?
  • Werden die angemieteten Patientenparkplätze tatsächlich nur von Patienten genutzt?

Die Prüfungsfelder – hierauf kommt es an!

Nach erfolgter Inaugenscheinnahme der Praxis legt der Prüfer seine Prüfungsfelder fest. Denkbare Prüfungsfelder sind:

Praxiseinnahmen:

Ein wesentliches Prüfungsfeld sind die in der Buchhaltung erfassten Praxiseinnahmen:

  • Sind alle KV/KVZ-Einnahmen vollständig als Betriebseinnahmen erfasst?
  • Sind alle Privatabrechnungen vollständig als Betriebseinnahmen erfasst?
  • Sind alle Einnahmen privater Abrechnungsstellen vollständig und periodengerecht erfasst?
  • Wurden Rechnungen bei der Abrechnungsstelle auf Anforderung der Praxis storniert und warum?

Das drohende Spannungsfeld aus Auskunftspflicht gegenüber dem Prüfer und ärztlicher Verschwiegenheitspflicht kann durch ein Rechnungsausgangsbuch in anonymisierter Form umgangen werden. Unangenehme Diskussionen und Streit mit dem Betriebsprüfer werden so vermieden.

IGeL-Honorare:

IGeL-Honorare werden vom Prüfer im Hinblick auf deren Plausibilität betrachtet:

  • Stehen die Honorareinnahmen aus IGeL in einem nachvollziehbaren Verhältnis zu den Investitionen in IGeL-Apparate und IGeL-Schulungen?
  • Spiegeln sich umfangreiche IGeL-Honorare auch in erhöhten Haftpflichtversiche-rungsbeiträgen wider?
  • Passt der geltend gemachte Werbeaufwand auch zu den tatsächlich erzielten IGeL-Honoraren?

Materialeinkauf:

Generell kann für alle Honorare die Plausibilität der damit zusammenhängenden Materialkosten geprüft werden:

  • Bei welchen Materialien steigen die Einkaufsmengen und welche Honorarsteigerung steht damit in Zusammenhang?
  • Erfolgten in der Vergangenheit Wareneinkäufe aus dem und für welche Behandlungsleistungen wurden diese benötigt?

Umsatzsteuer:

Heilbehandlungen sind generell umsatzsteuerbefreit, also Leistungen, die die Diagnose, Linderung und Heilung von Krankheiten betreffen. Im Umkehrschluss sind die folgenden Fragen von Interesse:

  • Werden auch Leistungen ohne therapeutisches Ziel erbracht, die also umsatzsteuerpflichtig abzurechnen wären?
  • Handelt es sich dabei um „IGeL“, die dennoch umsatzsteuerfrei abzurechnen sind?

Gewerbesteuer:

Als Freiberufler unterliegen Ärzte mit ihren Praxisgewinnen nicht der Gewerbesteuer. Auch „klassische“ Einzelpraxen oder Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) können den Vorteil einer Gewerbesteuerfreiheit jedoch ganz oder teilweise verlieren. Um dies zu prüfen wird sich der Prüfer mit den folgenden Fragen beschäftigen:

  • Werden fachfremde Ärzte beschäftigt, deren Leistungserbringung nicht angemessen kontrollieren werden kann?
  • Werden so viele angestellte Ärzte beschäftigt, dass eine angemessene Kontrolle durch den Praxisinhaber nicht mehr erfolgen kann (Stempeltheorie)?
  • Ist im Rahmen einer BAG einer der Gesellschafter als „Scheingesellschafter“ einzustufen, und ist die Stempeltheorie folglich auch auf diesen anzuwenden?
  • Nimmt ein betriebener Handel mit Gesundheitsprodukten Ausmaße an, die zu einer Umqualifizierung des Praxisgewinns in gewerbliche Einkünfte führt (Abfärbetheorie)?

Spezialfall „Software“

In den letzten Jahren hat sich auch die verwendete Abrechnungssoftware zu einem relevanten Prüfungsfeld entwickelt. Um Aufbau und Funktionalität gängiger Programme beurteilen zu können, bedienen sich speziell ausgebildete Mitarbeiter der Finanzverwaltung online verfügbarer Bedienungsanleitungen und Demoversionen.

Die gesammelten Erfahrungen werden von den Finanzämtern dokumentiert. Der Prüfer kann sich so bereits im Vorfeld mit Manipulations- und Auswertungsmöglichkeiten der verwendeten Software auseinandersetzen.

Ebenso kann der Prüfer feststellen, ob die Software den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) genügt:

  1. Vollständigkeit (Belege müssen hinterlegt und abrufbar sein)
  2. Unveränderbarkeit (Belege dürfen sich nicht ohne weiteres verändern lassen)
  3. Nachvollziehbarkeit (Bearbeitungsschritte im Rahmen des Belegwesens müssen nahtlos protokolliert sein)
  4. Zugriffsmöglichkeiten (Für die Finanzverwaltung nutzbare GoBD-Ausgabedateien müssen erzeugbar sein)
  5. Auffindbarkeit (Such- und Filterfunktionen müssen das Auffinden benötigter Informationen und Belege mit angemessenem Aufwand möglich machen)
  6. Zeitgerechte Erfassung (Das zeitnahe Erfassen und Verbuchen von Geschäftsvorfällen muss durch die Software nachweisbar sein)
  7. Kontrolle und Rechtevergabe (Die verwendete Software sollte eine gezielte Vergabe von Zugriffsrechten ermöglichen)
  8. Sichere Aufbewahrung (Eine revisionssichere Archivierung aller Belege muss gewährleistet sein)

Die aufgeführte Liste von Prüfungsfeldern ist selbstverständlich nicht abschließend. Einzelfallabhängig haben auch andere Prüfungsfelder einen hohen Stellenwert. Etwa bei Praxen, die einen Gesellschafterwechsel hinter sich haben.

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