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Prof. Dr. Johannes Georg Bischoff
5 min Lesezeit

Praxissteuerung – Betriebswirtschaftliche Tipps für Ihre Praxis

Eine eigene Praxis zu führen, bedeutet mehr als lediglich Zahnarzt zu sein – man ist Arzt und Unternehmer zugleich und sollte dafür beide Kompetenzen mitbringen. Das wirtschaftliche Verständnis muss sich ein Mediziner oft erst nach dem Studium aneignen. Daher möchten wir Ihnen in dem folgenden Abschnitt einen Überblick über wirtschaftlich relevante Kennzahlen und Methoden in der Praxis geben.

Praxiseinnahmen und Leistungsstatistik verknüpfen

„Warum haben Sie im Jahr 2017 nur 641 T€ von den insgesamt erbrachten Leistungen in Höhe von 723 T€ versteuert?“ Mit dieser einfachen Frage stellt der Betriebsprüfer den Verdacht der Steuerhinterziehung in den Raum und zwingt den Zahnarzt zur mühsamen Aufklärungsarbeit. Warum hat der Praxisinhaber das Problem nicht schon viel früher erkannt?

Weil er die in seiner Praxis vorhandenen Daten nicht für sich nutzbar gemacht hat. Erst die Verknüpfung von Praxiseinnahmen und Leistungsstatistik machen Abweichungen auf einen Blick sichtbar. Isoliert bringen sie für die Praxissteuerung wenig.

Die Betriebsprüfung erstreckt sich über drei Jahre (2017-2019). Der Steuerberater hatte die Praxiseinnahmen des Zahnarztes korrekt verbucht. Alle Überweisungen der KZV und die Überweisungen sowie Barzahlungen der Patienten (Privatliquidationen, Zuzahlungen) waren erfasst. Auch die Kosten der KZV laut Quartalsabrechnungen waren berücksichtigt.

Zwar war dem Zahnarzt schon früher aufgefallen, dass Praxiseinnahmen und Leistungsstatistik nicht übereinstimmten. Welche Zahl nun aber die Richtige war, wusste er nicht. Genauer nachgefragt hatte er aber auch nicht.

Zum Verständnis

In der Buchhaltung wird eine Praxiseinnahme erfasst, wenn der Patient oder die KZV auf das Praxiskonto überweist oder der Patient bar bezahlt. In der Leistungsstatistik wird ausgewiesen, was in diesem Zeitraum an Leistungen erbracht wurde. Zwischen der Abrechnung und der Bezahlung liegt immer eine gewisse Zeit.

Aber der Betriebsprüfer hatte ja Recht: Irgendwann mussten sich beide Zahlen ja ausgleichen! Denn was geleistet wird, muss ja auch irgendwann bezahlt werden.

Fehlerquellen bei der Abrechnung

Notgedrungen beschäftigte sich der Zahnarzt mit dem Problem genauer. Dabei stellte sich heraus, dass dem Prüfer die falsche Statistik vorlag. Er hatte die erbrachten Leistungen aus der Leistungsstatistik mit den Praxiseinnahmen verglichen. Richtig wäre gewesen, für diesen Vergleich die abgerechneten Leistungen hinzuzuziehen. Hier wird nämlich erfasst, wie viel in einer Zeitperiode mit Patienten und der KZV abgerechnet wurde. Stornierungen von Abrechnungen und Kürzungen, z.B. aus Kulanz, mindern die abgerechneten Leistungen.

Zu dumm, dass auch die abgerechneten Leistungen in allen drei Jahren über den in der Buchhaltung erfassten Praxiseinnahmen lagen – besonders deutlich in 2017.

Jetzt ging die Aufklärungsarbeit erst richtig los. Um hohe Nachversteuerungen und ein Steuerstrafverfahren zu vermeiden, musste nun mühsam für jede Abrechnung der Geldeingang anhand der Buchhaltung nachvollzogen werden. Dass die Begründung der Stornierungen nur teilweise im Programm hinterlegt waren, machte die Prüfung nicht einfacher.

Dennoch blieb eine nicht nachvollziehbare stattliche Differenz. Dann erinnerte sich der Zahnarzt daran, dass seine erfahrene Abrechnungskraft in 2017 plötzlich krank geworden und für längere Zeit ausgefallen war. In der Not übernahm eine Kollegin, die sich mit der Abrechnungssoftware offensichtlich nicht so gut auskannte. Wenn Sie eine fehlerhafte Abrechnung erstellt hatte, klickte sie im Programm „bezahlt“ statt „storniert“, um so die falsche Rechnung aus der offene Postenliste herausnehmen zu können. Dann erstellte sie die Rechnung nochmals mit neuer Rechnungsnummer. Keine böse Absicht, aber die Statistiken waren alle falsch.

Zu allem Überfluss schoss ihm auch noch durch den Kopf, dass er auf Grundlage der Leistungsstatistik seiner DH und seinem Assistenten immer eine variable Vergütung gezahlt hatte. Nach heutigem Erkenntnisstand war das immer zu viel gewesen.

Gegenüberstellung von Praxiseinnahmen und abgerechneten Leistungen

Damit Ihnen das nicht passiert, empfehle ich Ihnen, sich eine Grafik wie diese von Ihrem Steuerberater erstellen zu lassen – am besten noch mit den Praxiseinnahmen Benchmarks. Damit sehen Sie Quartal für Quartal, ob und in welchem Maße Ihre Praxiseinnahmen von der Leistungsstatistik abweichen und können zeitnah gegensteuern.

Entwicklung Praxiseinnahmen und abgerechnete Leistungen

Mehr Praxiseinnahmen und trotzdem weniger Gewinn?

So stellte es sich in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2019 der Zahnärztin tatsächlich dar. Wie kann das sein? Vor allem: Warum hat sie nicht schon viel früher erkannt, dass sich das Rad in ihrer Praxis zwar immer schneller dreht, sie aber trotzdem nicht von der Stelle kommt?

Täglich hatte Sie in der Abrechnungssoftware überwacht, dass alle Leistungen auch abgerechnet wurden. Gemeinsam mit ihrer Rezeptionskraft sorgten sie dafür, dass wirklich jede Lücke im Terminbuch vermieden wurde. Auch im Bereich PZR behielt sie die gemeinsam mit Ihrer ZMP festgelegten Tagesziele fest im Blick.

Alles vorbildlich, doch der isolierte Blick auf die Leistungsstatistik musste dazu geführt haben, dass sie die Entwicklung ihrer Kosten aus den Augen verloren hatte. Anders war ja nicht zu erklären, dass trotz steigender Einnahmen der Gewinn weniger wurde.

Für die letzten Kostensprünge kannte sie die Gründe. So hatte sie gerade noch im Dezember eine große Fremd-Labor-Rechnung bezahlt, um ihre Steuerlast für 2019 etwas zu mindern. Auch ihren Internetauftritt hatte sie updaten lassen, eine weitere Assistenz eingestellt und einen Raum renovieren lassen. Ihr war also klar, wo das Geld geblieben war. Dies zeigten auch die Betriebswirtschaftlichen Standardauswertungen (BWA), in denen fein säuberlich untereinander aufgelistet die Kosten im letzten Monat und im gesamten letzten Jahr abzulesen waren – aufgeteilt nach Kostenarten.

Was sie dieser Aufstellung aber nicht entnehmen konnte, waren die Quartalskosten der letzten drei Jahre. Der Blick auf zwei Grafiken hätte die Zusammenhänge sofort transparent gemacht:

Entwicklung der Kostenquote

Ihre Kosten waren seit drei Jahren kontinuierlich weit schneller angestiegen als ihre Einnahmen. Ihre Kostenquote lag im Jahr 2019 deutlich über der einer vergleichbaren Praxis. Im Jahr 2017 lag sie sogar über dem Benchmark.

Entwicklung Kostenquote

Kostenvergleich mit Durchschnittspraxis – Benchmarking

Vor allem ihre Personalkostenquote und ihr Materialeinsatz lagen weit über dem Durchschnitt. Die schleichend ansteigenden Kosten hatten die Einnahmen nach und nach verschluckt.

Kostenvergleich mit Durchschnittspraxis

Aus dieser Erkenntnis zog sie sofort Konsequenzen: Als ihre zweite Stuhlassistentin in Elternzeit ging, stellte sie keine neue Kraft ein, sondern arbeitete wieder mit einer Stuhlassistenz und ihrer Auszubildenden im dritten Lehrjahr. Das hatte in den vergangenen Jahren auch gut funktioniert. Und beim Material wurde wieder mehr darauf geachtet, den Einkauf zu bündeln und Preise zu vergleichen.

Gleichzeitig optimierte sie ein paar vermeintlich kleine Dinge in ihrer Praxis. Sie wechselte wieder zu Ihrer alten Abrechnungsgesellschaft zurück. Diese rechnet ihre Dienstleistung zu 3,4 % ab und ist damit um 0,3 % teurer als die jetzige Gesellschaft. Allerdings sind Porto sowie andere Nebenkosten inklusive. In Summe ist das doch günstiger.

Ihre stark gestiegenen Marketingkosten – insbesondere für die Homepage – stellte sie in Relation zu den gewonnen Neupatienten, um zu sehen, wie und ob sich die Investition rechnete. Sie hinterfragte bei der Gelegenheit auch, ob das hochpreisige Labor für alle Arbeiten die richtige Wahl ist und testete ein preissensibleres Schleifzentrums, statt bei eigenen Honoraransprüchen zu kürzen.

Die Kosten bekam sie so rasch wieder in den Griff, aber sie ärgerte sich natürlich, dass sie ihre Praxis nicht schon viel früher mit diesen leicht verständlichen Grafiken gesteuert hatte. Dann hätte sie nämlich rechtzeitig erkannt, wie und warum ihre Kosten so angestiegen waren, hätte gegengesteuert und könnte sich heute über einen höheren Gewinn freuen. Nun ja, das nächste Mal.

Ordentliche Gewinne, aber nichts auf dem Konto?

Die Gewinnlage der Praxis ist gut – so suggerieren es zumindest die Zahlen in der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) – die der Steuerberater einmal im Quartal an die Praxis von Dr. Zahn schickt. Nur warum ist das Praxiskonto dann seit Langem bis zum Anschlag ausgereizt?

Als Dr. Zahn einen befreundeten Kollegen um Rat fragt, schlägt dieser ihm vor, doch einfach weniger Geld zu entnehmen. Schöne Idee, aber da Dr. Zahn wirklich nicht auf großem Fuß lebt, hilft ihm dieser Hinweis nicht weiter.

Zum Hintergrund: Ein niedergelassener Zahnarzt ermittelt seinen Gewinn in der Regel durch Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Das heißt, es werden nur Geldzu- oder -abflüsse erfasst, wenn sie auf dem Konto eingehen oder von diesem abgehen. Doch was in der BWA und in der EÜR als Gewinn oder Überschuss ausgewiesen wird, steht dem Praxisinhaber nicht als Geld zur Verfügung. Vielmehr handelt es sich dabei um eine steuerliche Größe, die sogenannte Bemessungsgrundlage für die Besteuerung. Wenn Dr. Zahn also wirklich wissen will, wie viel Geld ihm zur Verfügung steht, muss er anders rechnen.

Abschreibungen zum Gewinn hinzurechnen

Im Jahr 2018 kaufte Dr. Zahn eine neue Behandlungseinheit, die er noch im selben Jahr von seinem Praxiskonto bezahlte. Sein zu versteuernder Gewinn im Jahr 2018 wurde dadurch nicht gemindert – erst einmal. Stattdessen wurde der Kaufpreis der Behandlungseinheit auf eine Nutzungszeit von 10 Jahren verteilt und mindert Jahr für Jahr seinen Gewinn um 10% des Kaufpreises. Diese jährliche Abschreibung mindert den Gewinn auf dem Papier. Tatsächlich war das Geld aber schon 2018 vom Praxiskonto abgegangen. Will Dr. Zahn also wissen, was er an Geld übrig hat, muss er zum Gewinn, den er aus seiner BWA abliest, die Höhe der Abschreibung hinzurechnen.

Entwicklung Praxisergebnis und Unterdeckung auf den Konten

Kredittilgungen mindern den Kontostand

Es gibt aber Geldbewegungen, die den Kontostand von Dr. Zahn beeinflussen, nicht aber seinen Gewinn! Für die neue Wartezimmereinrichtung hat er einen Kredit bei seiner Bank aufgenommen. Der Kreditbetrag floss dem Praxiskonto zu und fließt seither in Form von monatlichen Tilgungen wieder ab. Die Tilgung mindert nicht den Gewinn, sondern nur den Kontostand. Tilgt Dr. Zahn mehr, als er an Geldüberschuss erwirtschaftet, rutscht sein Konto ins Minus. In dem Fall stimmt dann auch, was der Kollege gesagt hatte: Entnahmen mindern den Kontostand – nicht den Gewinn!

Steuerliche Privatentnahmen

Was Dr. Zahn nur abstrakt bewusst ist: Die Privatnutzung des Praxis-PKW, die Zahlungen an das Versorgungswerk, seine Krankenversicherung und die zu zahlenden Steuern gelten steuerlich als Privatentnahmen. Auch sie mindern den Kontostand, aber nicht den Gewinn. Zur Altersvorsorge hatte sich Dr. Zahn vor ein paar Jahren eine Immobilie angeschafft. Außerdem zahlt er seit einiger Zeit monatlich in eine Kapitallebensversicherung ein. Von seinem Konto fließt Geld ab und eventuell fließen auch Mieten zu. Auch hierdurch verändert sich sein Kontostand, aber nicht sein Gewinn.

Transparenz schafft Übersicht

Gut zu wissen, aber wie soll Dr. Zahn künftig die Übersicht behalten? Zusätzlich zur quartalsweise erstellten BWA kann er sich eine Grafik und eine Tabelle von seinem Steuerberater erstellen lassen. Und: Wenn er dann noch die Privatkonten verbuchen lässt, sieht er auch, wohin sein Geld „privat“ fließt. Dann hat er immer im Blick, ob er mehr ausgibt, als reinkommt oder ob er Geld übrig hat.

Ermittlung der Unterdeckung

Transparenz beruhigt, wenn alles gut läuft, das heißt, wenn Gewinne und Kontostand stimmen. Wenn es aber mal nicht passt, zeigen Grafik und Tabelle Dr. Zahn, wo er anpacken kann, um das Problem in den Griff zu bekommen. Viele Steuerberater erstellen diese Auswertungen ohne zusätzliche Kosten, aber mit erheblichem Mehrwert für den Praxisinhaber.

Zum Schluss noch ein Tipp

Der tägliche Blick auf das Konto lohnt immer, denn Liquidität geht vor Rentabilität – oder anders gesagt: Was nützt eine hoch rentable Praxis, wenn das Geld ausgeht.

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