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Jens Hellmann, Steuerberater bei trilling•hellmann & partner mbB
5 min Lesezeit

Betriebsprüfung: Rechte und Pflichten

Sie stehen kurz vor einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt? Ihnen sind bereits Schreckensgeschichten zu Ohren gekommen, in denen die Willkür eines Finanzbeamten zum Ruin des geprüften Unternehmers geführt hat? Ist der Finanzbeamte denn im Rahmen einer Prüfung tatsächlich so mächtig? Welche Befugnisse haben eigentlich Finanzbeamte im Rahmen einer Prüfung? Und welche Rechte haben Sie als Praxisinhaber im Falle einer Prüfung?

Rahmenbedingungen der Betriebsprüfung

Angemessene Fristen zur Vorbereitung der Betriebsprüfung

Darf der Betriebsprüfer heute bei Ihrem Steuerberater oder Ihnen anrufen und eine Betriebsprüfung für übermorgen ankündigen?

Man benötigt also angemessene Zeit bevor man dem Prüfer den Kaffee aufsetzt. Im Regelfall sollten aber – nach offizieller Auffassung der Finanzämter – hier zwei Wochen zur Vorbereitung ausreichend sein. Bei wirklich großen Praxen auch vier Wochen.

Unsere Erfahrung ist, dass die Betriebsprüfer auch darüber hinaus meist kulant sind und z.B. auf Arbeitslage in der Praxis, Ferienzeiten des Praxisinhabers oder des Steuerberaters Rücksicht nehmen. Eine Verlegung um zum Beispiel ein halbes Jahr dürfte aber meist schwierig werden.

Wo darf geprüft werden?

Die Prüfungen sollen eigentlich im Betrieb, in Ihrem Fall also in Ihrer Praxis stattfinden. Während der üblichen Geschäftszeiten. Dies stellt im Falle der Prüfung einer (Zahn-)Arztpraxis aber die absolute Ausnahme dar. Oft stehen in Ihrer Praxis nur wenige Arbeitsplätze zur Verfügung. Und diese sind im Praxisalltag voll besetzt. Den Prüfer neben die Mitarbeiter an den Empfang zu setzen, dürfte weder Ihnen noch dem Prüfer zumutbar sein. Sie haben daher das Recht, die Praxis als Prüfungsort abzulehnen, wenn Ihnen dies nicht zugemutet werden kann. Der Prüfungsort wird im Vorfeld daher auch in aller Regel mit dem Prüfer besprochen und einvernehmlich festgelegt. Nach unserer Erfahrung wird übrigens gerne beim Steuerberater geprüft. Dies hat für alle Seiten Vorteile. Der Prüfer kann seine Fragen am gleichen Tag immer problemlos los werden und die Zeiten einer Prüfung lassen sich durch die kurzen Wege beim Steuerberater meist verkürzen. Ist die Anfahrt zum Steuerbüro zu lang, bekommt der Prüfer jedoch Probleme mit der Erstattung seiner Reisekosten. Dann wird im Finanzamt geprüft.

Ablauf einer Betriebsprüfung

Die Prüfung beginnt

Am vereinbarten Prüfungstermin erscheint also der Prüfer am Prüfungsort. Da Sie oder Ihr Steuerberater den Beamten noch nicht kennen, haben Sie das Recht sich den Dienstausweis zeigen zu lassen. Ich war selbst übrigens jahrelang als Betriebsprüfer der Finanzverwaltung tätig. In meinen annähernd einhundert Prüfungen musste ich den Dienstausweis nicht einmal vorzeigen.

Woran liegt das?

Der Steuerberater ist bemüht, dass – für alle Seiten wichtige – Arbeitsklima in einer Betriebsprüfung positiv zu gestalten. Und die Frage: „Kann mich mal Ihren Ausweis sehen?“ klingt irgendwie nie wirklich nett.

Betretungsrecht des Prüfers

Der Prüfer wird sich häufig Ihre Praxis ansehen wollen. Keine Sorge, er fängt Sie hierzu nicht morgens um 7:00 Uhr beim Aufschließen der Praxis überraschend ab. Es wird ein Termin zur Praxisbesichtigung vereinbart. Auch hier sind die Prüfer rücksichtsvoll. Die Besichtigung findet in der Regel dann statt, wenn niemand im Praxisablauf durch die Prüfung gestört wird. Der Betriebsprüfer hat also das Recht Ihre Praxis zu betreten. Dies gilt übrigens nicht – ohne Ihre Zustimmung – für Ihre Privaträume.

Ungeschriebenes Recht

Steuerzahler, Steuerprüfer und Steuerberater sind auch Menschen. Sie haben einen Anspruch darauf, respektvoll behandelt zu werden. Dieses Verhalten sollten Sie auch dem Prüfer entgegenbringen. Für Kaffee, Tee oder Wasser und eine angenehme Gesprächsatmosphäre sollte man sorgen, Sie als Unternehmer oder Ihr Steuerberater. Denn aus eigener Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass ich bei einer netten Prüfung deutlich eher gewillt war bei Kleinigkeiten ein Auge zuzudrücken. Kam mir ein Steuerzahler oder Steuerberater aber ständig pampig, dann wurde es meist teurer. Sie sollten also nett und höflich, aber nicht zu gesprächig werden. Nicht selten erfahren Prüfer gerade im Small-Talk mit dem Unternehmer von Sachverhalten, die steuerlich verwertet werden können.

Während der Prüfung

Sie haben ein Recht darauf, dass der Prüfer mit seinen Prüfungshandlungen die so genannte Verhältnismäßigkeit wahrt.

Nicht mit Kanonen auf Steuerzahler schießen!

Er muss die steuerlichen Sachverhalte würdigen, darf aber nicht mit Kanonen auf Spatzen/Steuerzahler schießen. Würden beispielsweise alle Ihre Patienten mit der Aufforderung angeschrieben, dem Finanzamt mitzuteilen, ob innerhalb der letzten zwölf Monate IGeL-Leistungen in Ihrer Praxis angeboten wurden, wäre dies ein Schuss über das Ziel hinaus und somit rechtswidrig.

Auch eine Aufforderung Ihre privaten Kontoauszüge vorzulegen, ist im Regelfall unzulässig. Zumindest dann, wenn dem Prüfer keine Hinweise auf steuerlich relevante Kontobewegungen auf Ihren Privatkonten vorliegen.

Die Mitwirkungspflicht des Unternehmers

Solange die Anforderungen des Prüfers dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entsprechen und steuerliche Relevanz haben, müssen Sie als Unternehmer entsprechend mitwirken. Sie müssen also in erster Linie Auskünfte geben und Unterlagen/Daten bereitstellen. Beispielsweise auch Daten aus Ihrer Praxis-EDV.

Kommen Sie den Anforderungen nicht nach hätte der Prüfer theoretisch einige Waffen an der Hand, um Sie zum entsprechenden Handeln zu zwingen. Beispielsweise wäre die Verhängung von Zwangsgeldern möglich.

Diese Waffen werden aber in der Praxis nie eingesetzt. Denn es geht für den Prüfer einfacher. Sie als Steuerzahler tragen die Beweislast, wenn Sie steuermindernde Kosten gelten machen wollen oder sich bei Ihren Umsätzen auf die Steuerfreiheit in der Umsatzsteuer berufen. Wirken Sie nicht mit, streicht der Prüfer Ihnen einfach die entsprechenden Kosten oder schätzt Umsätze. Eine einfache und effiziente Methode.

Wirken Sie auch weiterhin nicht mit, ist dies dem Prüfer relativ egal. Sein Mehrergebnis ist verdient. Die Mitwirkung können Sie überwiegend auch an Ihren Steuerberater delegieren. Ist dieser gegenüber dem Prüfer entsprechend bevollmächtigt, soll sich der Prüfer bei Fragen auch zunächst an den Steuerberater wenden. Der Steuerberater wird dann mit Ihnen gemeinsam die Antworten auf Fragen des Prüfers abstimmen.

Anforderungen des Prüfers und Verschwiegenheitsverpflichtung des Arztes

Ein Mythos ist es, dass Ihnen grundsätzlich als Arzt ein Auskunftsverweigerungsrecht gegenüber dem Prüfer zustehen würde. Nicht falsch verstehen. Die ärztliche Schweigepflicht gilt natürlich auch gegenüber dem Betriebsprüfer. Allerdings können Sie sich nicht allen Fragen des Betriebsprüfers entziehen.

Angeforderte Unterlagen des Betriebsprüfers müssen von Ihnen grundsätzlich vorgelegt werden. Dabei dürfen Sie aber keine patientenindividuellen Daten offenlegen. Schützen müssen Sie insbesondere die Identität des Patienten in Verbindung mit der jeweiligen Behandlung.

Sie haben dafür Sorge zu tragen, dass die Informationen für den Prüfer entsprechend anonymisiert werden. Verweigern Sie jedoch jede Auskunft zu Diagnosen und Behandlungsmethoden, kann Ihnen unter Umständen – teilweise – die Umsatzsteuerbefreiung für Ihre Umsätze entzogen werden. Zumindest dann, wenn Hinweise darauf existieren, dass Sie teilweise umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringen. So urteilte das oberste deutsche Steuergericht (BFH v. 18.02.2008, V B 35/06).

Die Betriebsprüfer haben meistens Verständnis für Ihre Situation und lassen sich häufig bei der Überprüfung Ihrer Einnahmen Stichproben auf Basis von Patientennummern geben. Bei der Vorlage der entsprechenden Unterlagen müssen die Stichproben dann entsprechend geschwärzt werden. Idealerweise kann dies bereits Ihre Praxissoftware leisten.

Die Betriebsprüfung neigt sich dem Ende zu

Der Betriebsprüfer hat die ersten Beanstandungen gefunden. Sie haben ein Recht darauf, regelmäßig über Feststellungen unterrichtet zu werden. Bevor die Beanstandungen in neue Steuerbescheide gegossen werden, haben Sie Anspruch auf rechtliches Gehör.

Sie müssen also aufgeklärt werden, was der Prüfer zu ändern gedenkt und können sich dazu äußern. Dies erfolgt in der so genannten Schlussbesprechung. Sie können auf eine solche auch verzichten. Im Regelfall ist dies aber eine gute Gelegenheit noch einmal in die Verhandlungen mit dem Finanzamt einzusteigen. Sie müssen an der Besprechung nicht teilnehmen. Sie können sich natürlich auch durch Ihren Steuerberater vertreten lassen.

Nach der Betriebsprüfung

Sollten Sie sich mit dem Finanzamt im Rahmen der Schlussbesprechung nicht haben einigen können, sind Ihre rechtlichen Möglichkeiten noch nicht erschöpft. Gegen die neuen Steuerbescheide des Finanzamts können Sie selbstverständlich Einspruch einlegen oder Klage einreichen.

Sofern Sie sich aber in der Schlussbesprechung geeinigt haben, gehört es zum guten Ton, diese Einigung im Nachhinein nicht durch einen Einspruch zu torpedieren.

Kein Recht auf „prüfungsfreie Zeit“

Vielleicht hat der Betriebsprüfer bei Ihnen auch überhaupt nichts gefunden. Ohne Schlussbesprechung zieht er ab. Haben Sie jetzt in den nächsten Jahren definitiv Ruhe vor weiteren Prüfungen?

Leider nein, wenn auch erfahrungsgemäß Anschlussprüfungen nach ergebnislosen Prüfungen selten sind. Kein Steuerzahler darf sich sicher sein dürfen, dass seine Unterlagen nicht überprüft werden. Dies soll der Steuergerechtigkeit dienen.

Andere Rechtsauffassungen in der Anschlussprüfung

Viele Unternehmer glauben, dass das Finanzamt sich an einmal ausgehandelte steuerliche Ergebnisse für die Zukunft halten muss. Dem ist nicht so. Es gilt hier das Prinzip der Abschnittsbesteuerung.

Jedes Jahr darf das Finanzamt seine Sichtweise theoretisch ändern. Und es gibt keine Gleichheit im Unrecht. Insbesondere wenn ein Sachverhalt in der letzten Prüfung fälschlicherweise zu Ihren Gunsten berücksichtigt wurde, schützt Sie das nicht vor neuen Diskussionen im Rahmen der nächsten Prüfung.

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